PROCESSO ADMINISTRATIVO ELETRÔNICO – PLANO DE IMPLANTAÇÃO NA CONTROLADORIA GERAL DO ESTADO DE GOIÁS

Resumo

O presente trabalho tem como questão central discutir o processo administrativo nas organizações públicas e propor um modelo de plano de implantação do processo eletrônico no órgão Controladoria Geral do Estado de Goiás. A preocupação com o registro formal dos fundamentos, pareceres e ações das atos da administração pública, materializados em processos administrativos, conduz a grandes volumes de documentos em papel, gerados e manipulados diariamente, apresentando desafios no transporte, acomodação, conservação e recuperação destes documentos. Por meio de análise dos volumes, tempos e gastos envolvendo os processos administrativos físicos do Estado de Goiás e da Controladoria Geral do Estado de Goiás, e com o apoio de ferramenta de modelagem e simulação de processos, ficou evidente o quanto o processo administrativo eletrônico pode contribuir para a redução dos gastos com papel e para maior celeridade na tramitação dos processos administrativos. Somado a isso, o processo eletrônico, baseado em sistema informatizado, pode propiciar aos administradores maior gestão sobre os processos, com maior controle dos status e prazos relacionados aos mesmos, bem como contribui para aumento da transparência do órgão. Este trabalho teve como objetivo identificar de que forma o atual processo administrativo, baseado em papel, pode ser convertido para eletrônico por meio da apresentação de um plano de implantação do processo administrativo eletrônico na Controladoria Geral do Estado de Goiás (CGE-GO). Para elaboração do diagnóstico, foi utilizada a análise documental sobre a base de dados corporativa dos processos administrativos, alimentada pelo Sistema Eletrônico de Protocolo (SEPNET) do Estado de Goiás. Os resultados indicaram oportunidade de redução no tempo de tramitação dos processos administrativos em até 72,5% do tempo total no Estado de Goiás e de redução média de até 149 dias corridos nos tempos de tramitação na CGE-GO. Além disso,aeconomiacompapelnoEstadodeGoiáspodeatingiraté10milhõesdepáginas nos processos atuados anualmente. No caso da CGE-GO, apurou-se possibilidade de redução nos gastos com impressão entre R$ 5.420,28 e R$ 25.552,77 ao ano. Verificou-se também potencial de ganhos para o serviço da Transparência Pública, oferecendo maior publicidade dos processos. Este trabalho gerou como produto um modelo de plano de implantação do processo administrativo eletrônico, que é um dos instrumentos necessários para obtenção gratuita do software de processo eletrônico que vem sendo adotado pelo Governo Federal do Brasil.